營運支援助理經理

主要職責

• 管理營運高級副總裁的日程安排及會議統籌工作，包括會議安排、行政支援、場地預訂、會議文件準備及跟進事項。
• 統籌營運高級副總裁、副總裁及部門轄下各職能主管的商務差旅安排，包括機票、住宿、交通、簽證及相關旅遊文件。
• 負責費用報銷行政工作，確保申請及審批流程及時完成，並符合公司政策及程序要求。
• 維護部門年度休假記錄及休假日曆，支援人手規劃、團隊覆蓋安排及業務持續運作。
• 提供部門行政及團隊支援，包括維護部門紀錄、追蹤表、檔案系統，以及協調財務、人力資源、資訊科技、採購及其他企業職能部門的合作事宜。
• 統籌部門合規培訓工作，包括完成進度追蹤、提醒跟進及相關紀錄管理。
• 協助推動團隊參與及員工活動，包括新員工入職安排、團隊活動及其他員工關懷項目。
• 擔任部門企業責任及可持續發展（CRS）聯絡人，負責相關溝通、資料收集、進度追蹤、報告及數據提交工作。
• 協助營運高級副總裁處理預算編製、財務預測及報告工作，包括資料整合、提交追蹤、發票處理、付款申請及採購行政事務。
• 準備及統籌簡報、報告及內部通訊文件，確保內容格式一致、校對準確、版本管理妥善及按時發送予相關持份者。

職位要求

• 具行政管理、秘書支援或部門協調相關工作經驗。
• 具優秀組織及多工作項目管理能力，能有效處理多項工作並訂定優先次序。
• 注重細節，具高度準確性及責任感。
• 為人成熟穩重、可靠誠信，具服務精神及主動積極的工作態度。
• 具良好的人際關係及溝通技巧。
• 具備優秀英文書寫及會話能力。
• 熟悉 Microsoft Outlook、Teams、Excel 及 PowerPoint，並具備 Concur 費用管理系統、BirchStreet 採購系統或相關系統操作經驗者優先。